特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、特定個人情報の適正な取扱いを確保するため、以下を定める。

当社は、本基本方針を、すべての従業者および関係者（委託先等）に周知する。

1. (1)事業者の名称：　株式会社トータルシステムデザイン
2. (2)遵守する関係法令等の名称：
   1. ①行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律
      （通称：マイナンバー法、番号法）
   2. ②特定個人情報の適正な取扱いのためのガイドライン「事業者編」
   3. ③個人情報の保護に関する法律
   4. ④個人情報の保護に関する経済産業分野ガイドライン（略称）
3. (3)安全管理措置に関する事項：
   当社は、特定個人情報の安全管理措置に関する事項を、「特定個人情報取扱い規定」に定める。
4. (4)ご質問及び苦情処理の窓口
   特定個人情報の取扱いに関するご質問・苦情は、以下にて受け付ける。
   住所：〒302-0004 茨城県取手市取手2-10-15 ナガタニビル5F
   部署・役職：総務部　特定個人情報の取扱責任者
   E-mail：info＠kktsd.jp
   TEL：0297-73-1323
   FAX：0297-73-5800

2017年1月1日(制定)

株式会社トータルシステムデザイン
代表取締役　木村 一生

個人情報の利用目的の公表、及び開示等に応じる手続き

【個人情報保護管理責任者】

管理部部長　古手 泰貴　　電話：0297-73-1323

1. 個人情報の利用目的

   当社が取得した以下の個人情報は、以下の利用目的の範囲内で適正に取扱います。

   1. (1)お客様の個人情報：弊社Webサイトにてお問合わせいただいた件に関する対応・ご連絡
   2. (2)顧客企業の担当者様の個人情報：取引に関する連絡、報告、決済
   3. (3)業務委託先の個人情報：作業内容の連絡、報告、支払
   4. (4)従業者個人情報：業務上の連絡、勤怠、人事評価、福利厚生、給与支払
   5. (5)来訪者の個人情報：入退館の管理
   6. (6)採用に関する個人情報：採用応募者への連絡及び採用選考のため
   7. (7)オンライン会議の録画、録音データ：社内・取引先等との会議記録、映像コンテンツ等制作時の素材
   8. (8)業務委託に関する個人情報：システム開発、サポート業務等に伴うデータ移行、システムテスト、障害調査、データパンチ等の業務の委託を受けた場合、その業務を遂行するため

   当社の開示対象個人情報の利用目的は、上記の(1)～(7)に記載の利用目的になります。

2. 個人情報の安全管理のための措置

   当社は、個人情報を安全に管理するための措置として(1)～(6)に記載する事項を定め、順守しています。

   1. (1)基本方針の策定
      当社は、個人情報の適正な取り扱いを確保するため、個人情報保護方針を策定し、本ページにて公表しております。
   2. (2)個人情報の取り扱いに係る体制の整備
      当社は、個人情報の取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定めた個人情報の取り扱いに関する規程を策定し、運用しております。
   3. (3)組織的安全管理措置
      当社は、個人情報の取り扱いに関する責任者を選任するとともに、当社における個人情報の取り扱い等に関して、運用の改善等を継続的に行っております。また、不正アクセスや漏えい等の事案が発生、又は発生するおそれがあることが発見された場合の責任者や関係部門への報告・連絡体制を整備しております。個人情報の取扱状況については、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門による監査を実施しております。
   4. (4)人的安全管理措置
      当社は、個人情報の保護に関する法律をはじめとする法令や個人情報の取り扱いに関する留意事項について、社員に対し年１回以上の定期的な研修を実施しております。
      また、社員の入社時に秘密保持に関する誓約書を徴収しております。
   5. (5)物理的安全管理措置
      当社は、セキュリティレベルを設定したICカードによる入退室管理を実施しております。
      また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、容易に個人情報が判明しないようにするための措置を実施しております。
   6. (6)技術的安全管理措置
      当社は、適切なアクセス制御を実施して、取り扱う個人情報データベース等及び担当者の範囲を限定しております。また、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

3. 個人情報の第三者提供

   当社は、次の(1)～(6)を除き、第三者に個人情報を提供することはありません。

   1. (1)ご本人の同意がある場合
   2. (2)法令などで認められた場合
   3. (3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. (4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   5. (5)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
   6. (6)第三者が学術研究機関等である場合であって、第三者が個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害する恐れがある場合を除く。）

4. 開示対象個人情報又は第三者提供記録の開示等について

   当社に保有している開示対象個人情報及び第三者提供記録の利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「開示等」という)に誠実に対応いたします。

   手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認のうえ、書面で対応いたします。

   なお、委託を受けた業務に関わる個人情報につき、ご本人又は代理人より直接当社にご請求があった場合は、委託元のご担当者にご連絡の上、対処いたします。

   【開示対象個人情報又は第三者提供記録の開示等の手続について】

   1. (1)「個人情報開示等申請書」をダウンロードし、必要事項をご記入ください。
   2. (2)当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
   3. (3)任意代理人からのお問合わせの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
      法定代理人からのお問合わせの場合、住民票謄本等扶養家族が記載されているもの、または成年後見人登記事項証明書をもって代理人であることを確認させていただきます。
   4. (4)お問合わせは「個人情報開示等申請書」により郵送で承っております。
   5. (5)当該個人情報の利用目的の通知又は開示をご希望の場合には、1件につき500円の手数料をご負担いただきます。また、書面での開示をご希望の場合は簡易書留郵便料404円(合計：904円)分の切手の同封をお願い致します。その他のご請求については無料です。
   6. (6)「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合わせをいただいたお客様との連絡以外には使用いたしません。なお、開示等に関わる苦情につきましても、下記の苦情・相談窓口にお申出ください。
   個人情報開示等申請書のダウンロード(PDF 176kb)

5. 個人情報の苦情・相談窓口

   個人情報の開示等、及び苦情・相談の窓口を次に示します。

   株式会社トータルシステムデザイン　苦情・相談窓口
   E-mail：info＠kktsd.jp
   電話：0297-73-1323
   郵便：〒302-0004 茨城県取手市取手2-10-15 ナガタニビル5F
   受付時間：9:00～17:00(土・日・祭日・年末年始を除く)

   当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。

   同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情の解決を申し出ることができます。

   <認定個人情報保護団体の名称>

   一般財団法人日本情報経済社会推進協会

   <苦情の解決の申出先>

   個人情報保護苦情相談室
   住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
   電話：0120-700-779